Co zrobić, by telekonferencja stała się bardziej energiczna i konstruktywna?

Telekonferencjahttps://focustelecom.pl/blog/telekonferencja-8-zasad-prowadzenia-telekonferencji/ to specyficzny rodzaj rozmowy. Dlatego by była efektywna, należy zadbać o to, aby wszystko odbyło się wedle ścisłych zasad i ustalonego harmonogramu. To pomoże zapanować nad ewentualnym chaosem, który może wkraść się przecież do każdej dyskusji.

Telekonferencja- podstawowe zasady

Po pierwsze prowadzący telekonferencje wcale nie ma obowiązku czekania na spóźnialskich. W ostateczności dołączą oni do reszty w trakcie spotkania. Po drugie powinien on trzymać się ustaleń czasowych ustalonych w agendzie, bo to pomaga zachować porządek i właściwy kierunek dyskusji. Musi on również wyznaczyć kogoś do robienia notatek, gdyż końcowe wnioski zostaną rozesłane mailem do wszystkich uczestników spotkania.

Jak powinien wyglądać początek telekonferencji?

Zawiera on kilka elementów, ale najważniejsze to:

• sprawdzenie listy obecności. To niby zwykła formalność, lecz gdy do dyskusji dołączyły nowe osoby, należy je przedstawić lub zachęcić, by zrobiły to samodzielnie.

• powitanie przez prowadzącego wszystkich osób biorących udział w zebraniu powinno być energiczne i naładowane pozytywnymi emocjami, gdyż od niego zależy nastrój całej dyskusji.

• cel i agenda. Mimo że wszyscy uczestnicy dostali harmonogram spotkania. Należy jeszcze raz przypomnieć, dlaczego się tu wszyscy zebrali i co jest właściwie przedmiotem dyskusji.

• zasady. Należy wszystkim uświadomić, żeby wypowiadali się zwięźle, treściwie i na temat, a przed każdą wypowiedzią się przedstawiali. Ponadto każdy ma prawo do swobodnej wypowiedzi i najlepiej, żeby zrobił to spokojnie, wyraźnie i bez pospiechu. Wtedy jego słowa dotrą do wszystkich osób biorących udział w telekonferencji.

A co z osobami, które są mało aktywne?

To rola prowadzącego, żeby i tak zwane milczki zechciały mocniej włączyć się do dyskusji i jakoś się do niej ustosunkować. W telekonferencji nie może być zbyt długich przerw, bo atmosfera robi się zbyt senna. Dlatego po omówieniu każdego z podpunktów zamieszczonych w agendzie, można każdego z uczestników poprosić o krótkie ustne podsumowanie omawianej właśnie kwestii. To zmusi każdego z nich do głębszego zaangażowania intelektualnego w tok dyskusji. Prowadzący powinien również upominać zbyt żywiołowych i natarczywych uczestników telekonferencji, by zachowali kulturę osobistą i dopuścili innych do głosu. To nieco ostudzi ich słowny zapał i gorący temperament.

Telekonferencja a skuteczna komunikacja

Wbrew pozorom wcale nie jest trudno połączyć obie te rzeczy. Wystarczy, być entuzjastycznie nastawionym, wyraźnie określić do kogo adresowane jest pytanie. Cierpliwie poczekać na wymaganą odpowiedź, no i oczywiście przedstawiać w razie potrzeby osoby, które dołączyły w trakcie całego spotkania. Można to zrobić całkiem naturalnie i sprawnie, wystarczy użyć zwrotu typu: Dołączyła do nas właśnie Pani Basia- księgowa i po ogólnej prezentacji kontynuować rozmowę.

Robi się to po to, bo osoby biorące czynny udział w firmowej naradzie, nie zawsze widzą się wzajemnie. Czasem nawet nie rozpoznają swoich głosów, bo łącza internetowe nieco je zmieniają. Telekonferencja powinna zakończyć się tym, że prowadzący podziękuje wszystkim za udział i przypomni, jakie decyzje zapadły podczas zebrania firmowego. Po tym wszyscy członkowie narady powinni zakończyć połączenie internetowe.